quinta-feira, 15 de setembro de 2011

Dica 8 para a Secretária: você, seu/sua chefe e a viagem dele/dela



Dica 8 para a Secretária: você, seu/sua chefe e a viagem dele/dela 

Seu/sua chefe vai viajar, certo?. E você tem que reservar passagem, fazer check-in, verificar hotéis e reservá-los, tem que solicitar visto, pegar o visto... a lista é infinita não é mesmo?. Sim. Eu sei disso. E a minha dica é: se você tem uma convivência boa com seu chefe, derrube o mundo para conseguir do jeito dele, sem pisar em ninguém é claro, e sem fazer nada ilegal também.
Mas a pergunta que eu me faço sempre é: por que é tão complicado organizar uma viagem. Nunca entendi. Mas o que me incomoda bastante é a falta de retorno dos colaboradores. Algo que me tira do sério e que deve tirar toda  secretária do sério é ligar, a pessoa dizer que retornará e não fazer isso. Dependendo da situação, nós ligamos insistentemente, e ao final do processo somos taxadas de insistentes, hihihi.
E quando é viagem internacional?. Que além de tudo isso, o fuso horário muitas vezes não colabora em nada, aí você encaminha um e-mail hoje e ele é respondido 50 dias depois...
Aprendi muito nessa de insistir. Acho que o ideal é sempre fazer tudo com calma, respirando fundo, contando até 10, dando tudo de si, para que seu chefe possa fazer uma viagem tranquila. 
Com meu chefe atual eu não fiz isso que listarei agora (não tudo, mas tenho vários dos itens abaixo, arquivados), porque na maioria das vezes ele resolve tudo do jeito dele, mas com meu chefe anterior eu elaborei uma lista com os itens que eu poderia decidir sozinha, sem ter que pertuba-lo e no lugar de ficar tentando esclarecer coisas, eu corria atrás de resolvê-las da melhor maneira possível.
 1) Verifique com seu/sua chefe ao reservar hotel, o tipo de acomodação que ele(a) gosta, o valor que ele (a) está disposto a pagar e principalmente, se necessariamente precisa ficar ao lado do evento. Se você tiver carta branca, digitalize ou anote o número do cartão para efeito de reserva ou até mesmo se a reserva for debitada na conta, verifique se você pode fazer isso.
     Tem chefe que não liga para valores, tem gente que não se importa em dividir o quarto com outra pessoa, tem gente que não liga de gastar com táxi, mas tem gente que detesta tudo isso.

2) Ao fazer reserva de voo, verifique sempre qual poltrona ele prefere ficar, o valor que ele(a) está disposto a pagar e se você tiver carta branca, tenha digitalizado todos os documentos necessários para efetuar a reserva, inclusive como era no meu caso, se podia dividir a passagem.

3) Nunca é demais criar um roteiro para seu/sua chefe. Se a viagem for à trabalho, coloque no roteiro todos os dados do evento, todos os dados do hotel, a programação, mapas (se possível escreva distâncias, entre o hotel e o local do evento), tenha uma noção de valores de táxi, idiomas, taxas de câmbio de dinheiro, número de primeiros socorros, número do Consulado ou de alguém que possa se dispor a ajudar em caso de necessidade. Verifique como estará o tempo no período da viagem.
  Se a viagem for pessoal, siga o mesmo do item anterior, mas elabore um guia (eu faço isso em todas as viagens internacionais dos Diretores da repartição ), e nele coloque restaurantes, locais de compras e locais para visita, telefones emergenciais, telefones do Consulado, Embaixada, Imigração. Verifique como estará o tempo naquele período e dependendo do caso (por exemplo, seu chefe é solteiro e não tem ninguém que o ajude), monte até um esquema de tipos de roupas que podem ser usadas.

4) Além de criar todo este esquema para seu chefe, tenha-o com você 24 horas por dia, no período de viagem de seu chefe. Sim, ele pode te ligar com alguma dúvida ou com algum problema sério.

5) Se seu chefe for viajar com esposa e é claro, o tipo de relação permitir, elabore tudo pensando no fato de que a esposa ou esposo, em alguns casos, se sua chefe for mulher, irá também. Então tente criar um guia com programação para 2, ou 3, no caso da ida de filhos (o que eu acredito dar mais trabalho, pois aí tem-se que acrescentar eventos para a criança, encaixando com os horários dos pais).
6) Se seu chefe toma alguma medicação que é do seu conhecimento, verifique se ele tem o suficiente na viagem e tenha sempre a atenção com as vacinas necessárias e exigidas pelo país a ser visitado.
7) Mesmo que você elabore esse super guia lindo, se possível, solicite a compra de um guia mais especializado, e após o término da viagem, guarde-o, pois você pode precisar dele.

Eu não sei se ajudei. Mas é o que eu fazia, cada vez que meu chefe antigo viajava. E já fiz para outros chefes. O meu chefe atual é prático, porém, eu sigo todos os itens acima, e na maioria das vezes guardo para mim, em caso de emergência. 
E para terminar, se houverem 2 Secretárias, as 2, ou as 3, tem que saber de tudo o que está acontecendo e se prepararem para ajudar em algum item e todas, devem permanecer com seus celulares ligados. 
Beijos e beijos

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